Per direct gezocht: Office manager

voor 22 u per week; 0,6fte

Vanuit het centrum van Amsterdam (de Nes) programmeert, ondersteunt en promoot de Brakke Grond Vlaamse kunst in Nederland. Dat doen we op het vlak van muziek, podium- en beeldende kunsten. Omdat we daar nog hulp bij kunnen gebruiken, is ons hecht en dynamisch team (19 medewerkers) op zoek naar versterking. Liefst vinden we iemand die gebeten is door cultuur. Iemand die veelzijdig en leergierig is, die dossiers in detail wil uitpluizen. Iemand die zowel reactief als proactief handelt en die empathie met strategie verzoent. Iemand die het DNA van een organisatie snel in de vingers heeft en dat vlot uitdraagt. Ben jij dat? Geef ons dan snel een seintje!

Functie-omschrijving:

De office manager is “spin in het web”.
Je ondersteunt de directeur. Je bent goed op de hoogte én houdt de vinger aan de pols van de algemene (interne) werking van onze organisatie. Je houdt de administratie van het huis op orde en staat garant voor de planning, verslaggeving en opvolging van belangrijke overlegmomenten (teamoverleg, bestuursvergadering,…). Concreet valt dit onder “Administratieve processen” en “Procesbewaking en regie” :

Administratieve processen
-Je assisteert de directie pro-actief in de opmaak van beleids- en actieplannen, jaar- en fondsenverslagen en bij overlegmomenten.
-Je volgt uiteenlopende dossiers administratief op (gebouwbeheer, fondsen, leveranciers en contracten, personeelszaken, verhuur…)

Procesbewaking en regie
-Je plant overlegmomenten in, volgt ze op en/of neemt notulen waar nodig.
-Je beheert de agenda van de directeur.
-Als bestuurssecretaris maak je het verslag van de bestuursvergaderingen en volg je bestuursvragen accuraat op.
-Je bent aanspreekpunt van de organisatie, communiceert vlot en transparant en bent discreet waar vertrouwelijkheid geboden is.

Vaardigheden
-Minimaal MBO+/HBO werk- en denkniveau.
-Communicatief sterk
-Uitstekende beheersing van het Microsoft Office pakket
-Professioneel, discreet en accuraat
-Denkt systematisch in oplossingen, zowel proactief als reactief
-Onderscheidt vlot hoofd- van bijzaken
-Een uitgesproken teamspeler en enthousiast ambassadeur van de organisatie
-Stressbestendig
-Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur in de culturele sector.
 

Voorwaarden

De werkuren worden (bij voorkeur) verdeeld over vier dagen. De functie wordt verloond op basis van de CAO Nederlandse podia, schaal 5. Het betreft een tijdelijk contract van in eerste instantie 1 jaar, met de intentie tot verlenging. Indiensttreding zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 1 december.

Je motivatiebrief en cv (in pdf) kun je insturen tot maandag 30 september 2018, 17:00 uur, via onze Google Form. Die vind je via deze link. Dus: niet mailen aub.
De eerste gesprekken worden gehouden in de week van 8 oktober.

Let op: Sollicitaties die niet aan de genoemde omschrijving voldoen, worden niet in behandeling genomen.
Voor meer informatie kun je mailen of bellen met directeur Bart Govaert, bart.govaert@brakkegrond.nl, T (+31) 020 622 90 14.